Previo al Acta de Inspección Conjunta Positiva
Enviar correo electrónico al SOE indicando: fecha de firma del ACTA DE INSPECCIÓN CONJUNTA positiva (el SOE firma con Visto Bueno) y fecha de firma del ACTA DE RECEPCIÓN / RECONOCIMIENTO Y COMPROBACIÓN.
Programar en calendario Outlook la fecha e invitar a SOE, DO y constructora.
CRÍTICO: Se debe recibir el OK del SOE. Si no contesta al correo, confirmar por teléfono.
El Día de la Firma del Acta de Inspección Conjunta Positiva
El acta se puede firmar de forma digital o manuscrita.
- Manuscrita: no condiciona la firma del Acta de Recepción (que sí se firma digitalmente).
- Digital: una vez firmada por DO y constructora, el DO la remite al SOE. Si al final del día no se ha recibido firmada por el SOE, el DO se asegura por teléfono/SMS/WhatsApp de que queda firmada por TODOS en el mismo día.
Firma digital — texto a modificar en el acta: cambiar la frase final ("por quintuplicado ejemplar, en Sangarrén (Huesca) a 21 de marzo de 2024") por los datos correctos de la obra.
Una vez firmada: el Acta de Inspección Conjunta debe ser remitida a Sandra / Belén para que la suban a la Intranet.
El Día de la Recepción
Acto ya agendado en Outlook desde el paso 1. Todos los firmantes deben estar localizables. Es un ACTO FORMAL.
Cadena de firmas:
- 1º Firma la constructora
- 2º Firma el DO
- 3º El JOEP localiza al SOE para su firma
- 4º El SOE, una vez firmado, remite el acta a Sandra, JOEP y DO para continuar el trámite (→ Paso 4)
Firma digital — texto a modificar: cambiar la frase final del Acta de Recepción ("por quintuplicado ejemplar, en Sangarrén (Huesca) a 21 de marzo de 2024") por los datos correctos.
Si no se completa la firma por todos en el mismo día: hay que reprogramar de nuevo la firma.
Una vez firmada: Sandra/Belén la subirán a la Intranet.
El JOEP en coordinación con Sandra/Belén se asegura de que el DT recibe un correo con los siguientes adjuntos:
- Acta de Recepción / Reconocimiento firmada digitalmente (DOCs 4a y 4b), ya firmada por todas las partes → para firma del DT.
- Nota Interna del DT al DEF comunicando la recepción (DOCs 4c y 4d) → para firma del DT. No aplica en obras PNDR.
- Burofax a CR (editable) según si el Proyecto tiene o no revisión de Derechos de agua (DOCs 4e y 4f) → para firma de Miguel Marcos. No aplica en obras PNDR.
- Borrador de correo del DT al DEF (ver modelos abajo). No aplica en obras PNDR.
Revisión de derechos de agua: si el proyecto incluye esta revisión, también hay que remitir el Modelo de Comunicación a Confederaciones. En caso de duda, alertar a Álvaro para consulta a Javier Mayor. No aplica en obras PNDR.
El JOEP en coordinación con Sandra/Belén se debe asegurar de que se envía el correo al DEF con la documentación el mismo día de la firma del Acta de Recepción.
📧 Correo modelo del DT al DEF (mismo día de la recepción):
Previo al Consejo de Administración
Para la aprobación por el Consejo de Administración de la medición final de obra, remitir al SOE los siguientes documentos:
- Informe de medición final (DOCs 5a y 5b). Hay ligeras diferencias entre obras de TRAGSA y licitaciones.
- Punto del orden del día para el Consejo (DOC 5c).
- Vídeo de 2 minutos máximo conforme al esquema establecido.
- PPT explicativo de la obra (DOC 5d).
📧 Correo modelo al SOE (José Ángel):
El Día de la Aprobación de la Medición Final en Consejo
Preparar y subir a VIAFIRMA la certificación de Liquidación para firma electrónica.
Tras la Aprobación de la Medición Final en Consejo
IMPORTANTE — CIERRE CONTABLE: A partir del día del Consejo (incluido), NO imputar horas, ni gastos, ni emitir ninguna certificación más. EL DEF CIERRA EL CÓDIGO CONTABLE.
Acuerdo con DEF: el DEF remitirá al DT, SOE y JOEP un correo antes del cierre contable con el desglosado de la liquidación contable (no confundir con mediciones finales). El JOEP confirma que las cantidades son correctas y que no hay más costes. Para costes desconocidos, consultar con Javier Revilla. Ejemplo: DOC 7a.
El JOEP remite al SOE los siguientes documentos (en editables y PDF):
- Informe final de obra (DOCs 7b y 7c).
- Anexo 4 de entrega del AS BUILT, incluido el BIM (DOC 7d).
- Acta de constatación firmada con el MAPA (DOC 7e). El Acta la debe subir Sandra a la Intranet.
- Informe de devolución de aval a la CR (DOC 7f).
Firmas previas al envío: recabar la firma del SOE y el DT en el Informe y el Anexo 4. Una vez obtenidas, el DO completa los enlaces nube y remite al SOE el correo indicado abajo.
📧 Correo modelo al SOE (Miguel) — una vez recabadas las firmas:
Comunicación organismo cuenca ahorro de agua: si la obra incluye este documento, alertarlo en el correo porque será una carpeta más a añadir.
Recordar — Cronología del Proceso
Recordar — Regla de Nomenclatura de Ficheros
Regla obligatoria:
- El NEMO debe ser siempre el mismo dentro de la carpeta del proyecto; SIEMPRE EN MAYÚSCULAS.
- Número máximo de caracteres: 50 (se dejan 10 para futura codificación delante de AÑOMESDÍA).
- Corregir todos los nombres de ficheros actualmente guardados (comenzando por obras en curso) y todos los que se nombren de aquí en adelante.
Toda documentación remitida a Dirección Técnica que no siga la regla anterior será devuelta.
Recordar — Contenido y Estructura del AS BUILT
El AS BUILT se cuelga en la Nube de SEIASA. Carpetas habilitadas por oficinas. Acceso: Jefes de Oficina.
Tener en cuenta si se emite "Acta de Reconocimiento y Comprobación" o "Acta de Recepción" para denominar correctamente la subcarpeta.
Estructura de carpetas dentro de cada obra:
El documento "CONTENIDO AS BUILT_SEPT2024" contiene el detalle del contenido que debe tener el Proyecto As-Built (instrucciones JAH 19/09/2024). Los modelos de documentos y los 3 correos específicos con instrucciones para el BIM están en:S:\04. Formación-Procedimientos-Tarifas\NORMATIVA-PROCEDIMIENTOS\Interna\1. RECEPCIÓN OBRAS PRTR
Ejemplo de nombres de fichero:
01_ANEXO 3_ACTA RECONOCIMIENTO COMPROBACIÓN_ND-222207-EO-AR-22.pdf
02_ANEXO 4_PROYECTO AS-BUILT_ND-222207-EO-AR-22.pdf
03_INFORME DE OBRA_ND-222207-EO-AR-22.pdf