Criterio general de aplicación
Ámbito: el procedimiento se aplica a obras PRTR y a obras NO PRTR. La expresión NO PRTR incluye el resto de obras no financiadas con cargo al PRTR, por ejemplo PNDR, FEADER u otras.
Excepción para obras NO PRTR: los pasos relativos a Inspección Conjunta, Recepción/Reconocimiento y firma de actas aplican en toda su extensión, salvo el envío de Nota Interna, Burofax y Comunicación a Confederaciones, que son propios de la tramitación PRTR según la versión 10.
Previo al Acta de Inspección Conjunta Positiva
Enviar correo electrónico al SOE indicando la fecha prevista de firma del Acta de Inspección Conjunta positiva —el SOE firma con Visto Bueno— y la fecha prevista de firma del Acta de Recepción / Reconocimiento y Comprobación.
Programar obligatoriamente en Outlook la fecha, ubicación y hora de firma del Acta de Inspección Conjunta e invitar a SOE, DO y constructora.
CRÍTICO: todos los asistentes a la firma del Acta —SOE, DO y constructora— deben aceptar la invitación. Todos los asistentes al acto, salvo el SOE que firma en Visto Bueno, deben estar en la ubicación indicada a la hora y fecha fijadas. Es un acto formal.
Localización del SOE: si el Acta se firma con certificado electrónico, una vez firmada por DO y constructora, el DO debe localizar al SOE y obtener respuesta positiva de que ha recibido el Acta y que procederá a firmarla en el día. Si al final de la jornada no se recibe firmada, debe volver a localizarlo.
El Día de la Firma del Acta de Inspección Conjunta Positiva
El acta se puede firmar de forma digital o manuscrita.
- Manuscrita: no condiciona la firma del Acta de Recepción (que sí se firma digitalmente).
- Digital: una vez firmada por DO y constructora, el DO la remite al SOE. Si al final del día no se ha recibido firmada por el SOE, el DO se asegura por teléfono/SMS/WhatsApp de que queda firmada por TODOS en el mismo día.
Firma digital — texto a modificar en el acta: cambiar la frase final ("por quintuplicado ejemplar, en Sangarrén (Huesca) a 21 de marzo de 2024") por los datos correctos de la obra.
Control posterior obligatorio: una vez firmada, el Acta de Inspección Conjunta debe ser remitida por el DO —o por quien delegue, siempre dentro del Departamento Técnico— a Sandra López / Belén Martín para su subida a Intranet. El DO debe hacer seguimiento y verificar expresamente que el documento figura en Intranet.
El Día de la Recepción
El DO debe programar en Outlook la fecha y hora de firma del Acta de Recepción / Reconocimiento y Comprobación. Deben aceptar la invitación todos los asistentes salvo el Director Técnico; por tanto, deben aceptarla SOE, DO y constructora.
ACTO FORMAL: el DO y la constructora deben estar reunidos en obra; el SOE debe estar disponible online; todos deben estar disponibles a la hora y fecha fijadas.
Cadena de firmas:
- 1º Firma la constructora
- 2º Firma el DO
- 3º Firma el SOE, previa localización por el JOEP
- 4º Firma el Director Técnico
- 5º El SOE, una vez firmado por él, remite el acta a Sandra/Belén, JOEP y DO para completar el trámite de firma del DT (→ Paso 4)
Firma digital — texto a modificar: cambiar la frase final del Acta de Recepción ("por quintuplicado ejemplar, en Sangarrén (Huesca) a 21 de marzo de 2024") por los datos correctos.
Si no se completa la firma por todos en el mismo día: hay que reprogramar de nuevo la firma. Todas las firmas del Acta deben tener fecha del mismo día.
Control posterior obligatorio: una vez firmada por el Director Técnico, Sandra López / Belén Martín deben subirla a Intranet. El DO —o quien delegue dentro del Departamento Técnico— debe hacer seguimiento, verificar que figura en Intranet y asegurarse de que el correo del Director Técnico al DEF se ha remitido.
El JOEP en coordinación con Sandra/Belén se asegura de que el DT recibe un correo con los siguientes adjuntos:
- Acta de Recepción / Reconocimiento y Comprobación firmada digitalmente por constructora, DO y SOE, pendiente de firma por el Director Técnico (DOCs 4a y 4b).
- Nota Interna del DT al DEF comunicando la recepción (DOCs 4c y 4d) → para firma del DT. Solo obras PRTR.
- Burofax a CR editable, según el proyecto tenga o no revisión de Derechos de agua (DOCs 4e y 4f) → para firma de Miguel Marcos. Solo obras PRTR.
- Modelo de Comunicación a Confederaciones, cuando proceda revisión de derechos del agua. Solo obras PRTR.
- Borrador de correo del DT al DEF (ver modelos abajo). Solo obras PRTR.
Revisión de derechos de agua: si el proyecto incluye esta revisión, también hay que remitir el Modelo de Comunicación a Confederaciones. En caso de duda, consultar a Javier Mayor o alertarlo expresamente en el correo remitido a Dirección.
Control crítico de fecha: todas las firmas del Acta deben tener fecha del mismo día. Si el Acta se envía demasiado tarde al DT y no puede firmarse ese día, habrá que reprogramar de nuevo la firma.
El JOEP, en coordinación con Sandra/Belén, debe asegurarse de que el Director Técnico recibe la documentación, firma el Acta y remite al DEF el correo con la documentación anterior el mismo día de la recepción.
Obras NO PRTR: los pasos de firma de Acta de Inspección Conjunta y de Acta de Recepción / Reconocimiento aplican íntegramente. La excepción es que no procede el envío de Nota Interna, Burofax ni Comunicación a Confederaciones.
📧 Correo modelo del DT al DEF (mismo día de la recepción):
Previo al Consejo de Administración
Para la aprobación por el Consejo de Administración de la medición final de obra, remitir al SOE los siguientes documentos:
- Informe de medición final (DOCs 5a y 5b). Hay ligeras diferencias entre obras de TRAGSA y licitaciones.
- Punto del orden del día para el Consejo (DOC 5c).
- Vídeo de 2 minutos máximo conforme al esquema establecido.
- PPT explicativo de la obra (DOC 5d).
📧 Correo modelo al SOE (José Ángel):
El Día de la Aprobación de la Medición Final en Consejo
Acordada por el Consejo de Administración la Medición Final, preparar la Certificación de Liquidación y subirla a VIAFIRMA para firma electrónica.
Control económico: tras el Consejo, el DEF cerrará el código contable. En obras PRTR el cierre debe hacerse con celeridad; en obras NO PRTR puede prolongarse más tiempo.
Tras la Aprobación de la Medición Final en Consejo
IMPORTANTE — CIERRE CONTABLE: en obras PRTR, a partir del día de celebración del Consejo de Administración que aprueba las mediciones finales —incluido ese día— NO imputar horas. Tras el cierre del código contable, en cualquier obra, ya no podrán imputarse costes: gastos, hoteles, dietas, certificaciones de asistencia técnica, ejecución de obra, expropiaciones, etc. EL DEF CIERRA EL CÓDIGO CONTABLE.
Acuerdo con DEF: el DEF remitirá al DT, SOE y JOEP un correo antes del cierre contable con el desglosado de la liquidación contable (no confundir con mediciones finales). El JOEP confirma que las cantidades son correctas y que no hay más costes. Para costes desconocidos, consultar con Javier Revilla. Ejemplo: DOC 7a.
El JOEP remite al SOE los siguientes documentos (en editables y PDF):
- Informe final de obra (DOCs 7b y 7c).
- Anexo 4 de entrega del AS BUILT, incluido el BIM (DOC 7d). Usar el modelo adjunto y revisar especialmente su apartado 1.
- Acta de constatación firmada con el MAPA (DOC 7e). El Acta la debe subir Sandra a la Intranet y el DO debe verificarlo.
- Informe de devolución de aval a la CR (DOC 7f). Para datos dudosos —por ejemplo, fecha del Consejo de liquidación contable o costes no controlados por el DO— consultar con Javier Revilla.
Firmas previas al envío: recabar la firma del SOE y del DT en el Informe Final de Obra y en el Anexo 4 de entrega del AS BUILT. Una vez obtenidas, el DO completa los enlaces nube y remite al SOE el correo indicado abajo.
Enlaces nube: deben generarse conforme al procedimiento de documentación de entrega PRTR/BIM. No son válidos enlaces generados de forma ordinaria desde los ordenadores de los usuarios.
Informe de Obra: debe ajustarse al ejemplo del procedimiento. Cuidado con errores habituales: no informar de RIA cuando lo que corresponde es IIA.
📧 Correo modelo al SOE (Miguel) — una vez recabadas las firmas:
Comunicación organismo cuenca ahorro de agua: si la obra incluye este documento, alertarlo en el correo porque será una carpeta más a añadir.
Recordar — Cronología del Proceso
Recordar — Regla de Nomenclatura de Ficheros
Regla obligatoria:
- El NEMO debe ser siempre el mismo dentro de la carpeta del proyecto; SIEMPRE EN MAYÚSCULAS.
- Número máximo de caracteres: 50 (se dejan 10 para futura codificación delante de AÑOMESDÍA).
- Corregir todos los nombres de ficheros actualmente guardados (comenzando por obras en curso) y todos los que se nombren de aquí en adelante.
Toda documentación remitida a Dirección Técnica que no siga la regla anterior será devuelta.
Recordar — Contenido y Estructura del AS BUILT
El AS BUILT se cuelga en la Nube de SEIASA. Carpetas habilitadas por oficinas. Acceso: Jefes de Oficina.
Tener en cuenta si se emite "Acta de Reconocimiento y Comprobación" o "Acta de Recepción" para denominar correctamente la subcarpeta.
Estructura de carpetas dentro de cada obra:
Control AS BUILT: el documento "CONTENIDO AS BUILT_SEPT2024" contiene el detalle del contenido que debe tener el Proyecto As-Built (instrucciones JAH 19/09/2024). Los enlaces a la nube deben generarse conforme al procedimiento BIM, no desde enlaces ordinarios de usuario. Los modelos de documentos y los 3 correos específicos con instrucciones para el BIM están en:S:\04. Formación-Procedimientos-Tarifas\NORMATIVA-PROCEDIMIENTOS\Interna\1. RECEPCIÓN OBRAS PRTR
Ejemplo de nombres de fichero:
01_ANEXO 3_ACTA RECONOCIMIENTO COMPROBACIÓN_ND-222207-EO-AR-22.pdf
02_ANEXO 4_PROYECTO AS-BUILT_ND-222207-EO-AR-22.pdf
03_INFORME DE OBRA_ND-222207-EO-AR-22.pdf